Charte de protection des données personnelles (service TP+®)

La présente Charte est destinée à informer les Dirigeants, les Professionnels, les Bénéficiaires et les Prescripteurs, sur la politique de traitement de leurs Données Personnelles par Santéclair au titre du Service TP+®.

Santéclair, en sa qualité de Sous-traitant agissant pour le compte des OCAM, Responsables de traitement de ces Données Personnelles, veille à respecter la règlementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et en particulier le Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») ainsi que toutes les règles de droit national prises en application de celui-ci, à titre subsidiaire et pouvant trouver à s’appliquer selon les cas ci-après désignés la « Règlementation » au titre du Service TP+®.

Pour l’Annuaire, Santéclair agit en qualité de Responsable de traitement.

Définitions

• Annuaire : portail sécurisé de Santéclair permettant de gérer l’adhésion et le suivi du conventionnement d’un Professionnel jusqu’à son terme
• Bénéficiaire : tout souscripteur d’un contrat complémentaire santé auprès d’un OCAM, ainsi que ses ayants droit, disposant d’une dispense d’avance, sur la part complémentaire, des frais engagés, à hauteur de leurs garanties contractuelles, au moyen du Service TP+®
• Destinataire : toute personne habilitée à recevoir des Données Personnelles
• Dirigeant : représentant légal de l’Entreprise, ou l’un de ses représentants légaux le cas échéant, souhaitant adhérer au Service TP+® pour l’un ou plusieurs des Établissements de l’Entreprise
• Données à caractère personnel ou Données Personnelles : toute information permettant d'identifier directement ou indirectement une personne physique
• Entreprise : personne physique ou morale exerçant, sous forme commerciale, libérale, mutualiste, associative ou hospitalière, une activité de commerce de détail d'articles médicaux et orthopédiques en magasin spécialisé, limité à l’audioprothèse, et/ou de pratique dentaire et/ou de commerce de détail d’optique, au sein d’au moins un Établissement, pouvant créer un Espace d’adhésion
• Espace d’adhésion : espace sécurisé sur le site internet TPplus, accessible aux Dirigeants, via un identifiant et un mot de passe
• Espace de gestion : espace sécurisé sur le site internet TPplus, accessible aux Professionnels pour chaque Établissement de l’Entreprise, ou dans le cas d’un exercice libéral regroupé, pour chaque Professionnel de santé de l’Établissement, via un identifiant, un mot de passe et un code d’authentification
• Établissement : lieu d’exercice de l’/des activité(s) de l’Entreprise, en présence et sous la responsabilité d’un Professionnel de santé au titre de cette/ces activité(s)
• Fournisseur de verres ophtalmiques référencé : fournisseur, référencé auprès du Ministère des solidarités et de la santé, répondant aux critères de référencement définis par Santéclair dans le règlement afférent à chaque appel à référencement auprès des fournisseurs de verres ophtalmiques
• MySantéclair : portail digital sécurisé, mis à la disposition exclusive des bénéficiaires des services de Santéclair
• OCAM : organisme(s) de type assureur, courtier, délégataire de gestion, institution de prévoyance ou mutuelle, proposant à ses/leurs Bénéficiaires une couverture d’assurance maladie en complément du régime obligatoire et disposant du Service TP+®
• Personne concernée : personne qui peut être identifiée directement ou indirectement par les données utilisées dans le cadre du traitement de Données Personnelles
• Prescripteur : médecin habilité à prescrire des équipements d’optique médicale et/ou d’audioprothèse
• Professionnel : représentant légal de l’Entreprise, ou l’un de ses représentants légaux le cas échéant, les préposés/salariés de l’Entreprise dans le cadre d’une délégation, ainsi que les praticiens libéraux exerçant en cabinet regroupé, ayant adhéré au Service TP+® pour l’un des Établissements de l’Entreprise
• Professionnel de santé : individu exerçant au sein d’une Entreprise à laquelle le Service TP+® est accessible : audioprothésiste, chirurgien-dentiste, médecin stomatologue et opticien lunetier
• Responsable de Traitement : personne, service ou organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement
• Service TP+® : dispositif de dispense d’avance de frais (tiers payant) mis à disposition des Entreprises au profit des Bénéficiaires. Il permet aux Professionnels d’envoyer aux OCAM via Santéclair, au moyen d’un portail web (« Frontal de Flux TP+® ou FFL-TP+® »), les demandes de cotation et de prise en charge de leurs clients/patients, Bénéficiaires, et de leur garantir le paiement des dépenses engagées à hauteur de la dispense d’avance de frais
• Sous-traitant : service ou organisme qui traite des Données Personnelles pour le compte, et sur instruction du Responsable de Traitement
• Traitement de données à caractère personnel : opération ou ensemble organisé d'opérations effectué sur des Données Personnelles (collecte, structuration, conservation, modification, communication...).

Quelles Données Personnelles sont traitées ?

Dans le cadre de la demande d’adhésion de l’Entreprise au Service TP+®, de l’utilisation du service et du suivi d’activité au titre de ce service par Santéclair, Santéclair a besoin des Données Personnelles suivantes :

• Les données d'identité (nom, nom d’usage, prénom, fonction, date et lieu de naissance) ainsi qu’une copie de la pièce d’identité du Dirigeant ;
• Les données de contact du Dirigeant ou du mandataire désigné pour adhérer au Service TP+® : adresse e-mail et numéro de portable ;
• Les coordonnées professionnelles de l’Entreprise et de son/ses Établissement(s) : adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, adresse postale ;
• Les données d’identification du Professionnel de santé exerçant l’odontologie en libéral : nom, prénom, profession, spécialité, numéro RPPS ;
• L’identifiant SIREN de l’Entreprise ;
• Les identifiants professionnels de l’Établissement, ou du Professionnel de santé dans le cas d’un exercice libéral regroupé : numéro AM (numéro attribué lors de l’inscription au Fichier national des professionnels de santé sur présentation de l’attestation ADELI pour les audioprothésistes et opticiens lunetiers et de l’attestation d’inscription au tableau de l’Ordre pour les chirurgiens-dentistes et médecins stomatologues exerçant en libéral), numéro FINESS, identifiant SIRET ;
• Les coordonnées bancaires professionnelles de l’Entreprise, pour faire procéder au règlement de ses factures ;
• Les informations figurant sur les demandes de cotation et de prise en charge effectuées sur FFL-TP+® et leurs caractéristiques (jour et heure, etc.) ;
• Les données d’identification (nom, prénom, date de naissance, numéro d’adhérent/de contrat) et de contact du Bénéficiaire (adresse postale, numéro de téléphone et adresse e-mail) ;
• Les données de santé du Bénéficiaire (corrections visuelles, plan de traitement dentaire et, concernant l’appareillage d’aides auditives, la latéralité de celui-ci et l’éventualité d’une cécité, le taux de prise en charge par le régime obligatoire de l’acte ou de l’équipement délivré, la date de prescription ou de renouvellement) collectées auprès du Professionnel ;
• Les données d’identification du Prescripteur : nom, prénom, profession, spécialité, numéro RPPS ;
• Les identifiants professionnels du Prescripteur : numéro AM si le Prescripteur exerce en cabinet libéral et numéro FINESS s’il exerce en structure de type établissement sanitaire et social.

Dans une démarche de contrôle qualité, les échanges téléphoniques avec Santéclair sont susceptibles d'être enregistrés. Les enregistrements d'appels sont conservés pour une période de 3 mois. À l'issue de cette période, ils sont ensuite effacés. Toute Donnée Personnelle communiquée pendant cet appel sera traitée conformément aux dispositions de la présente Charte.

Pourquoi Santéclair a-t-elle besoin de traiter ces Données Personnelles ?

Ces Données Personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

• Identifier l’Entreprise et authentifier son Dirigeant ;
• Traiter la demande d’adhésion d’un ou plusieurs Établissements de l’Entreprise ;
• Opérer les contrôles nécessaires en vue de la validation de la demande d’adhésion (contrôle de l’authenticité de la pièce d’identité du Dirigeant, vérification de sa corrélation avec l’identité du Dirigeant renseignée, de l’état administratif de l’Entreprise et de l’Établissement et de la nature de l’activité exercée, etc.) ;
• Permettre l’accès et l’utilisation du Service TP+® au Dirigeant et au Professionnel, via les Espaces d’adhésion et de gestion ;
• Gérer les demandes de cotation et de prise en charge des Bénéficiaires, clients/patients de l’Établissement, via le portail web FFL-TP+® mis à sa disposition, en vérifiant l’exactitude des informations transmises ;
• Vérifier l’existence et l’habilitation du Prescripteur déclaré par le Professionnel dans les demandes de cotation et de prise en charge en audioprothèse et en optique ;
• Transmettre aux OCAM les factures relatives aux demandes de prise en charge accordées par Santéclair aux clients/patients de l’Établissement ;
• Permettre aux OCAM de payer à l’Entreprise la part complémentaire à hauteur de la dépense engagée bénéficiant de la dispense d’avance de frais ;
• Prévenir toute consommation de garanties non conforme au contrat complémentaire santé du Bénéficiaire dans le cadre de l’utilisation du Service TP+® ;
• Mettre en œuvre des actions de contrôle en vue de détecter des actes non conformes dans le cadre de la lutte contre la fraude ;
• Procéder, pour le domaine optique, à une demande d’authentification du bon de livraison des verres auprès du Fournisseur de verres ophtalmiques référencé si celui-ci ne dispose pas de solution de certification de document ;
• Procéder à une demande d’authentification de l’ordonnance auprès du Prescripteur ;
• Appliquer une sanction à l’Entreprise pour son/ses Établissement(s) au regard de la gravité et/ou de la répétition de faits transgressant des dispositions réglementaires ou les Conditions d’Utilisation du Service TP+® ;
• Communiquer à l’OCAM du Bénéficiaire les éléments ayant conduit à l’application de la sanction ;
• Communiquer au comité déontologique de la centrale d’achat ou de la chaîne à laquelle adhère le Professionnel, pour le domaine optique, la sanction prononcée et les éléments ayant conduit à l’application de la sanction ;
• Communiquer aux OCAM la liste des Établissements sanctionnés ;
• Permettre à Santéclair et l’Entreprise et son/ses Établissement(s) de communiquer sur toute information nécessaire pendant la durée du conventionnement au Service TP+® ;
• Réaliser des statistiques liées à l’utilisation du Service TP+® ;
• Permettre à l’Entreprise et son/ses Établissement(s) de bénéficier des services proposés dans les Espaces d’adhésion et de gestion ;
• Former les salariés de Santéclair ;
• Améliorer le Service TP+® ;
• Gérer les réclamations et les contentieux ;
• Enrichir un annuaire de professionnels de la santé sur MySantéclair dont la charte de protection des données personnelles est accessible sur le site www.santeclair.fr.

À qui sont transmises ces Données Personnelles ?

Santéclair détermine les Destinataires en fonction de leurs missions et de leurs habilitations à recevoir ces Données Personnelles dans le strict respect des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, tels que notamment les OCAM, et, pour le domaine de l’optique, les Fournisseurs de verres ophtalmiques référencés et le comité déontologique de la centrale d’achat ou de la chaîne à laquelle adhère le Professionnel (dans le cadre de la lutte contre la fraude).

Santéclair est par ailleurs susceptible de transmettre ces Données Personnelles à toute profession règlementée autorisée à les recevoir pour la satisfaction d'obligations légales et réglementaires ou encore, les juridictions ou les autorités judiciaires.

En aucun cas Santéclair ne cède ces Données Personnelles à des tiers.

Sur quelles bases légales Santéclair traite-t-elle ces Données Personnelles ?

Selon les cas, ces Données Personnelles sont traitées par Santéclair sur les bases suivantes :

• l’exécution du contrat avec l’Entreprise (Formulaire « Identification et authentification de l’Entreprise », Formulaire « Adhésion d’un Établissement », Conditions d’Utilisation du Service TP+®) ;
• l’exécution du contrat complémentaire santé du Bénéficiaire ;
• le consentement du Bénéficiaire lorsqu’il est requis ;
• l’intérêt légitime, par exemple dans le cadre de la sécurité et de la lutte contre la fraude ;
• le respect d’obligations légales.

Quelle est la durée de conservation de ces Données Personnelles ?

Ces Données Personnelles sont conservées par Santéclair le temps nécessaire à l'accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et dans le respect des dispositions légales et réglementaires, majoré des délais de prescriptions légales.

Quelle sécurité Santéclair accorde-t-elle à ces Données Personnelles ?

Différentes mesures de sécurité techniques et organisationnelles, sous le contrôle de la responsable de la sécurité des systèmes d’information et de la déléguée à la protection des données, ont été mises en place en vue de garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité de ces Données Personnelles, afin d'empêcher que celles-ci ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Tous les salariés de Santéclair suivent après leur recrutement une formation à la protection des données à caractère personnel. Cette formation est renouvelée de manière régulière. Les formations dispensées aux salariés de Santéclair sont adaptées à leur activité et à leurs responsabilités.

L'accès à ces Données Personnelles par les salariés de Santéclair et ses prestataires le cas échéant, est contrôlé par un système de gestion des habilitations.

La gestion des habilitations est contrôlée par :

• un processus de contrôle au stade de l'entrée dans l'effectif, lors d’un changement de fonction, et à la sortie de l'effectif ;
• une revue périodique (annuelle) de l'ensemble des droits des salariés.

Pour ses projets, Santéclair applique le principe de « Privacy by Design » (protection de la vie privée dès la conception).

Ces Données Personnelles sont hébergées en France ou dans l'Union Européenne.

Santéclair a mis en place un plan de sécurité informatique qui est analysé et évalué régulièrement afin de mesurer l'efficacité des mesures techniques mises en œuvre par Santéclair pour assurer la sécurité des traitements et des Données Personnelles.

Santéclair met en œuvre des moyens permettant de rétablir la disponibilité de ces Données Personnelles et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique.

Santéclair utilise-t-elle des Cookies ?

Pour effectuer des analyses de performance et de mesure d'audience, Santéclair utilise, sur son site web TPplus et sur les Espaces d’adhésion et de gestion Google Analytics, un service d'analyse de site internet fourni par Google Inc. (« Google »). Afin d’en savoir plus, il convient de consulter la politique de confidentialité de Google.

Le téléchargement du module Google Analytics Opt-out permet de bloquer l'utilisation de Données Personnelles par Google Analytics.

Comment exercer vos droits Informatiques et Libertés ?

Pour l'exercice de vos droits Informatique et Libertés (droit d'accès, droit de rectification, droit à l'oubli, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité si applicable, et droit d'opposition pour des motifs légitimes), et/ou donner des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos Données Personnelles après votre décès, adressez-vous par voie postale à :

Santéclair – Données Personnelles
7 mail Pablo Picasso
44 046 Nantes Cedex 1
ou par e-mail à donneespersonnelles@santeclair.fr

En savoir plus sur vos droits Informatique et Libertés.

Vous souhaitez faire une réclamation auprès de la CNIL ?

Chaque Personne concernée dispose du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL. Cliquez ici pour accéder au formulaire en ligne.

Modification de cette Charte

Cette Charte peut être amenée à être modifiée par Santéclair à tout moment en fonction notamment du contexte légal et réglementaire. Nous conseillons ainsi de la consulter régulièrement afin de prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour.

Date de mise à jour : 03/02/2021

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Ce site est la propriété de Santéclair – Société Anonyme au capital de 3 834 029 euros.

Ayant son siège au : 7 Mail Pablo Picasso
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Date de mise à jour : 03/02/2021

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L’Utilisateur qui accède au Site s’engage à respecter ces CGU dont il a pris connaissance. En cas de non-acceptation des CGU, l’Utilisateur se doit de renoncer à l’utilisation du Site.

Les présentes CGU n'ont pas vocation à se substituer aux Conditions d’Utilisation du Service TP+®.

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Date de mise à jour : 03/02/2021